An die zentrale Beschwerdestelle können Mitarbeitende, Klient*innen, aber auch Externe Personen sich vertraulich wenden, um auf Verstöße gegen Gesetze oder Hephata-interne Regeln (z.B. Dienstvereinbarungen, Richtlinie zur Prävention von Gewalt, etc. ) aufmerksam zu machen.  Deshalb gibt es die zentrale Beschwerdestelle, die am Vorstandsbüro angedockt ist.

Die Anforderungen werden im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geregelt. Die Rechtsgrundlage bildet § 6 Nr. 1 DSG-EKD (eine Rechtsvorschrift erlaubt die Verarbeitung). Die Verarbeitung sowie die Dokumentation werden im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in den §§ 10;11 geregelt. Hier ist auch die Verarbeitung von besonderen personenbezogenen Daten (z.B. Gesundheitsdaten) geregelt.
Betrifft die eingehende Meldung eine/n Mitarbeiter*in kann diese auch in den Anwendungsbereich des § 49 Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche Deutschland (DSG-EKD) – Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen- fallen.

Um die Beschwerde bearbeiten zu können verarbeiten wir:

• Ihren Namen und Kontaktdaten
• Ihre beruflichen Kontakt- und Organisationsdaten
• Ggf. Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten, die Sie in Ihrem Hinweis nennen

Ggf. können Hinweise können auch Straftaten und/oder Ordnungswidrigkeiten enthalten

Die Daten werden solange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Die Dokumentation wird 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Wird vom Widerspruchsrecht gebrauch gemacht, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind – insbesondere für die Bearbeitung der Meldung. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Falls die bereitgestellten Hinweise nicht in den direkten Anwendungsbereich (z.B. Hinweisgeberschutzgesetz) der Beschwerdestelle fallen, werden wir Sie darüber informieren und die Hinweise an die richtige Stelle innerhalb der Hephata-Diakonie weiterleiten.

Alle eingehenden Hinweise werden streng vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter*innen der Beschwerdestelle unterliegen der Schweigepflicht und dem Datengeheimnis.

Kommt es auf Grund eines Hinweises zum Handeln der Beschwerdestelle werden die Hinweisgeber nicht genannt.

Bei Hinweisen die auf eine Straftat zurückführen sind wir jedoch verpflichtet Behörden darüber zu informieren und nur in diesem Zusammenhang kann es auch von Nöten sein Namen zu nennen.

Es kann sein, dass im Zuge einer Prüfung Fragen an den oder die Absender*in zu dem Sachverhalt aufkommen. Deshalb können Hinweise an die Beschwerdestelle auch nur vertraulich und nicht anonym eingereicht werden. Das heißt, wer sich an die Beschwerdestelle wendet, soll dabei auch Kontaktdaten angeben. 

Hephata Hessisches Diakoniezentrum e.V.
Beschwerdestelle
Hermann-Knauel-Straße 2
34613 Schwalmstadt
E-Mail: beschwerde@hephata.de 

Sie können jederzeit folgende Rechte ausüben:

• Auskunft über Ihre gespeicherten und dokumentierten Daten und deren Verarbeitung,
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
• Löschung Ihrer gespeicherten Daten,
• Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht gelöscht werden dürfen,
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

Für Personen die in einem Hinweis genannt werden bestehen die Informationspflichten nach § 18 DSG-EKD. Sie erhalten ebenfalls diese Informationen, es sei denn durch die Auskunft würden Informationen offenbart, die wegen überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten geheim gehalten werden müssen.

Dann wenden Sie sich direkt an die Beschwerdestelle oder in Datenschutzfragen an unsere Datenschutzbeauftragte.
Anja Vogel
Hermann-Knauel-Straße 2
34613 Schwalmstadt
Tel.: 06691-18-1550
E-Mail: datenschutz@hephata.de

Dann können Sie sich hier beschweren:
Der Beauftragte für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland
Außenstelle Dortmund
Friedhof 4
44135 Dortmund
Telefon: 0231-533827-0
E-Mail: mitte-west@datenschutz.ekd.de